Reglement Bescherming

Persoonsgegevens voor Parochiële Caritas Instellingen van het R.-K. Kerkgenootschap in Nederland

Artikel 1         Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

a) Persoonsgegeven:   elk   gegeven   betreffende   een   geïdentificeerde   of   identificeerbare natuurlijke persoon;

b) Verwerking van Persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van Persoonsgegevens;

c) Bestand: elk gestructureerd geheel van Persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van Persoonsgegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat  volgens  bepaalde  criteria  toegankelijk  is en  betrekking heeft op verschillende personen;

d) Parochiële Caritas Instelling :

NAAM PCI:          

                Caritas De Noord.

zijnde een publieke kerkelijke rechtspersoon in de zin van canon 116 CIC, als zodanig een zelfstandig onderdeel van het R.-K. Kerkgenootschap en rechtspersoonlijkheid bezittend op grond van artikel 2:2 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek;

e) Verwerkingsverantwoordelijke: De PCI zoals hierboven genoemd in sub d;

f) Personeel: personen, die bezoldigd dan wel als vrijwilliger werkzaam zijn ten behoeve van de

PCI;

g) Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft; dan wel zijn of haar vertegenwoordiger.

 

Artikel 2         Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op iedere Verwerking van Persoonsgegevens door de PCI. Onder deze Verwerking wordt nadrukkelijk, maar niet uitsluitend, begrepen de Verwerking van Persoonsgegevens van Betrokkenen die zich met een hulpvraag tot de PCI wenden, hun wettelijke vertegenwoordiger(s), partner en/of familieleden.

 

Artikel 3         Doel van de Verwerking

1. Het verwerken van Persoonsgegevens vindt door de PCI uitsluitend plaats met het doel1:

a) Betrokkenen te helpen door middel van:
Aandacht bij ziekte, ongeval of eenzaamheid
Financiële steun bij armoede

b) De volgende administraties bij te houden.
Lijst van mensen uit de gemeenschap die ouder zijn als 80 jaar

2. Het   verwerken   van   persoonsgegevens,   waaronder   het   verzamelen,   raadplegen   en doorzenden aan andere organisaties, heeft tot doel om de Betrokkene op een goede en efficiënte  manier  te  kunnen  laten  bijstaan  in  diens  hulpvraag  door  de  betreffende organ Verwerking van Persoonsgegevens vindt ook plaats om misbruik van hulpaanvragen te kunnen signaleren.

Artikel 4         Grondslag van de Verwerking

De  Verwerking  van  Persoonsgegevens  door  de  PCI  moet  altijd  op  een  van  de  onderstaande rechtmatige grondlagen gebaseerd zijn:

A. Het gerechtvaardigd belang van de PCI op grond van de relatie met de Betrokkene of diens

wettelijke vertegenwoordigers teneinde hulpverlening te kunnen bieden. B.   De ondubbelzinnige en vrije toestemming van Betrokkene;

• De uitvoering van een overeenkomst met Betrokkene;
• D. De uitoefening van een taak in het algemeen belang;
• Nakoming van een wettelijke verplichting van de burgerlijke of kerkelijke overheid.

1 een doelmatige administratieve organisatie te kunnen voeren om de aan haar toevertrouwde caritaswerken uit te voeren (Artikel 3 van het Algemeen Reglement voor het Bestuur van een (inter)Parochiële Caritasinstelling in de Nederlandse R.-K. Kerkprovincie); en te kunnen voldoen aan de administratieve verplichtingen die door het Canoniek Recht worden gesteld ten aanzien van de deelname aan het kerkelijk leven.

Artikel 5         Bewaartermijn

1. Persoonsgegevens in een Bestand mogen worden bewaard zolang dit Bestand functioneel is aan het doel waarvoor zij is aangelegd. Bestanden met daarin opgenomen financiële administratie met betrekking tot (uit)betaling van gelden worden 7 jaar bewaard.

2. Onjuiste Bestanden of Bestanden welke niet langer functioneel zijn aan het doel waarvoor zij zijn aangemaakt worden vernietigd, tenzij een regel uit het Canoniek Recht zich hiertegen v

3. Verwijdering impliceert vernietiging of een zodanige bewerking dat het niet meer mogelijk is de persoon te identificer

4. De PCI kan de door haar gehanteerde bewaartermijnen specificeren in een door het bestuur opgesteld handelingsprotocol.

5. De PCI mag Persoonsgegevens in een archief bewaren als dit bestemd is voor historische,

statistische  of  wetenschappelijke  doeleinden.  Documenten  worden  in  archieven  zo  veel mogelijk geanonimiseerd.

Artikel 6         Opgenomen Persoonsgegevens en wijze van verkrijging

1. De Persoonsgegevens worden slechts verwerkt op een wijze die verenigbaar is met het in artikel 3 omschreven doel waarvoor ze zijn verkregen.

2. De persoonsgegevens kunnen bestaan uit de volgende gegevens: naam, geslacht, geboortedatum, adres, woonplaats, BSN-nummer, telefoonnummer, e-mailadres, rekeningnummer, nationaliteit, medicatie, gegevens over de indicatie/hulpvraag, (psychiatrische) achtergrond/problematiek(en), uitkering, gevolgde opleidingen, diploma’s, opgedane werkervaring, financiële en administratieve gegevens, gegevens over de verzekeringsmaatschappij/zorginstelling/zorgkantoor d.

3. Voor de aanleg van Bestanden worden de Persoonsgegevens verzameld bij de Betrokkene z Persoonsgegevens worden niet verzameld bij derden zonder de ondubbelzinnige toestemming van de Betrokkene.

4. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

5. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij ter zake dienend zijn.

6. De PCI treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de Persoonsgegevens.

 

Artikel 7         Vertegenwoordiger

1. Indien de Betrokkene jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan wel de voogd in plaats van de Betrokkene.

2. Hetzelfde als bedoeld in lid 1 geldt voor de Betrokkene die de leeftijd van twaalf tot achttien jaar heeft en niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.

3. Indien de Betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien jaar valt en tot een redelijke waardering van zijn belangen in staat is, treden naast de Betrokkene zelf diens ouders of voogd op.

4. Een Betrokkene van zestien jaar en ouder die in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen is geheel handelingsbekwaam en hoeft zich niet te laten vertegenwoordigen.

5. Indien de Betrokkene ouder is dan achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op:

a) indien de Betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld: de curator of mentor

b) indien de Betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd: de persoonlijk gemachtigde

c) indien de persoonlijk gemachtigde ontbreekt of niet optreedt: de echtgenoot van de betrokkene

d) indien deze persoon ontbreekt: een kind, broer of zus van de Betrokkene.

6. De persoon, die in de plaats treedt van de Betrokkene, betracht de zorg van een goed vertegenwoordig Hij of zij is gehouden de Betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken.

Artikel 8         Geheimhouding

1. Uitsluitend het daartoe aangewezen lid van het bestuur van de PCI of door het bestuur aangestelde functionaris   heeft,  met   het  oog  op  de   dagelijkse   zorg  voor   het   goed functioneren van de Verwerking, rechtstreeks toegang tot Persoonsgegevens.

2. Personen die belast zijn met de Verwerking van Persoonsgegevens worden in kennis gesteld van dit reglement en geïnformeerd over de binnen de PCI eventueel geldende handelingsprotocol.

3. Personen die belast zijn met de Verwerking van Persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van alle Persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben kunnen nemen.

Artikel 9         Verstrekking aan derden

Persoonsgegevens worden door de PCI uitsluitend verstrekt aan derden voor zover zulks voortvloeit uit de doelstellingen van de Verwerking en wordt vereist ingevolge een wettelijk of kerkelijk voorschrift of geschiedt met toestemming van de Betrokkene.

Artikel 10       Verwerking van Persoonsgegevens

1. Persoonsgegevens mogen alleen verder worden verwerkt wanneer dat noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de PCI onderworpen is of geschiedt met de ondubbelzinnige toestemming van de Betrokkene.

2. Bijzondere  persoonsgegevens  zijn  persoonsgegevens  betreffende  iemands  godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende iemands lidmaatschap van een vakvereniging.

3. Bijzondere persoonsgegevens worden zo min mogelijk, en in beginsel niet verwerk Indien bijzondere  persoonsgegevens  wel  dienen  te  worden  verwerkt  voor  het  verlenen  van passende hulp aan de Betrokkene, worden deze bijzondere persoonsgegevens uitsluitend verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dat betekent onder meer dat voor de verwerking van deze persoonsgegevens de uitdrukkelijke en ondubbelzinnige schriftelijke toestemming nodig is van de hulpzoekende.

Artikel 11       Beveiliging Persoonsgegevens

De PCI treft de nodige voorzieningen voor de technische en organisatorische beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens in het bijzonder met het oog op feitelijke of digitale toegang tot Bestanden. Het bestuur van de PCI kan hiervoor een handelingsprotocol opstellen.

Artikel 12       Meldplicht datalekken

1. Een datalek van Persoonsgegevens wordt door het bestuur van de PCI binnen 72 uur gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegev

2. Bij  een  datalek  gaat  het  om  toegang  tot  of  vernietiging,  wijziging  of  vrijkomen  van persoonsgegevens bij de PCI zonder dat dit de bedoeling is.

3. Het bestuur van de PCI onderzoekt of Betrokkenen dienen te worden geïnformeerd.

Artikel 13       Informatieplicht

1. Dit Reglement wordt op de website van de parochie Heilig Hart van Jezus, onder het kopje: Caritas, gepubliceerd of anderszins ter kennis gesteld van Betrokkene bijvoorbeeld bij het overhandigen van het intakeformulier.

2. Indien de PCI Persoonsgegevens verkrijgt van een derde, deelt de PCI aan de Betrokkene, op het moment dat de Persoonsgegevens in een Bestand worden vastgelegd, haar identiteit mee alsmede het doel van de Verwerking waarvoor de Persoonsgegevens zijn bestemd.

Artikel 14       Rechten van de Betrokkenen

1. Iedere Betrokkene heeft recht op informatie, inzage en correctie (verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming) alsmede recht van verzet, zoals geformuleerd in de artikelen 15 t/m 17 van dit Reglement.

2. Aan het uitoefenen van die rechten zijn voor de Betrokkene geen kosten verbond.

Artikel 15       Recht op inzage

1. De PCI deelt op verzoek mede of zij Persoonsgegevens van Betrokkene verwerkt. Indien de PCI Persoonsgegevens van Betrokkene verwerkt, heeft Betrokkene recht op inzage in de Persoonsgegevens die over hem zijn vastgelegd.

2. Indien de PCI Persoonsgegevens van Betrokkene heeft vastgelegd, verstrekt zij Betrokkene zo spoedig  mogelijk,  maar  uiterlijk  binnen  vier  weken  na  ontvangst  van  het  verzoek,  een volledig overzicht met informatie over het doel of de doelen van de Verwerking, de gegevens of categorieën van gegevens waarop de Verwerking betrekking heeft, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de gegevens.

Artikel 16       Recht op correctie, aanvulling, verwijdering én/of afscherming

1. Betrokkene wordt in de gelegenheid gesteld Persoonsgegevens te wijzig Wijzigen van Persoonsgegevens door Betrokkene is niet mogelijk indien deze wijziging onverenigbaar is met het Canoniek Recht.

2. De PCI gaat op verzoek van Betrokkene over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming van de verwerkte Persoonsgegevens.

3. De  PCI  deelt  de  Betrokkene  zo  spoedig  mogelijk,  maar  uiterlijk  binnen  vier  weken  na ontvangst van het verzoek schriftelijk mee of het verzoek gehonoreerd wordt. Indien het daaraan niet of niet geheel wil voldoen, omkleedt het dat met redenen.

4. De PCI draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming van Persoonsgegevens zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd met eerbiediging van de hiervoor geldende regels van Canoniek Recht.

5. De PCI informeert in geval van verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming de Verwerker en verzekert zich ervan dat de Verwerker de Bestanden dienovereenkomstig aanpast.

Artikel 17       Recht van verzet

1. Indien de rechtmatige grondslag voor een bepaalde Verwerking is gelegen in het gerechtvaardigd belang van de PCI, kan de Betrokkene bij het bestuur van de PCI te allen tijde verzet aantekenen tegen die Verwerking in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden.

2. De  PCI  beëindigt  de  Verwerking  terstond,  indien  het  van  oordeel  is  dat  het  verzet gerechtvaardigd is.

Artikel 18       Toezicht

De Autoriteit Persoonsgegevens is bevoegd toe te zien op de naleving van de in dit reglement opgenomen bepalingen.

Artikel 19       Publicatie

Dit reglement wordt aan een ieder beschikbaar gesteld op een door het bestuur van de PCI vast te stellen wijze.

Artikel 20       Vastelling

Dit reglement is conform artikel 10 van het Algemeen Reglement voor het bestuur van een  Parochiële Caritasinstelling van de Nederlandse R.-K. Kerkprovincie rechtsgeldig vastgesteld door het bestuur van de PCI op 2 mei 2019.