Notulen jaarvergadering 24 april 2019

Afbericht: geen
Aanwezig: …..

Opening:

Wim heet iedereen van harte welkom.

Notulen vorige jaarvergadering:

Uit de notulen van de vorige jaarvergadering kwam de volgende vraag: De naamplaatjes op het kerkhof moeten universeel zijn, dat gebeurt nu niet altijd. De uitvaartverzorgsters gaan dit zelf verzorgen bij Haisma. … en … worden hiervan op de hoogte gesteld als nieuwe en oude kerkhof beheerder. Het telefoonnummer van … zal worden doorgegeven aan de uitvaartverzorgsters en aan Pieter Dekker.

De notulen van de jaarvergadering worden goedgekeurd.

Jaarverslag penningmeester:

Uit het jaarverslag van de penningmeester kwamen de volgende vragen/opmerkingen:
Door de nieuwe boekhoudster is er een iets andere lay out.

Bij het checken van de ledenadministratie bleek er een lid te zijn overleden. We gaan alsnog de € 700,00 uitkeren. Deze komt op het verslag van 2019.

De sponsorfietstocht van de Rabobank is nu anders aangekleed. We moeten stemmen op de vereniging om zo veel mogelijk geld binnen te krijgen. Voor een kleine relatief onbekende vereniging als de onze is dat niet haalbaar. We kunnen wel fietsen met NUT voor € 300,00. We gaan hiernaar kijken en dank voor de tip.

De nota van de graflift 2017 moet zijn graflift 2018. Deze kwam te laat binnen en komt op het verslag van 2019.

Het vermogen van januari en december aan het eind van het verslag is per abuis omgedraaid. De lichte toename van vermogen klopt wel.

Het jaarverslag wordt goedgekeurd.

Kascontrole:

… en … hebben de kascontrole gedaan.

In de statuten staat echter dat dit moet gebeuren door twee leden. … is geen lid, dus de kascontrole kan niet worden goedgekeurd. De kascontrole gaat opnieuw plaatsvinden.

Éénmalige uitkering ipv dienstverlening:

De dienstverlening verandert steeds door de loop van de jaren. Mensen hebben andere wensen. Daarom is gekeken naar de mogelijkheid om een dienstverlening aan te blijven bieden maar daarnaast ook een eenmalige uitkering aan te bieden. Voor mensen die weinig tot geen gebruik hebben gemaakt van de dienstverlening zou dit aantrekkelijk zijn, door bijvoorbeeld afwijkende wensen of woonplaats elders in het land of buitenland.

Vraag: is het niet handiger maar één mogelijkheid aan te bieden? Wij zijn ontstaan uit de dienstverlenende gedachte en willen dat voortzetten. Het is gemakkelijk te berekenen met de prijslijst erbij of mensen beter af zijn met een dienstverlening of met een uitkering.

Nota’s gaan gewoon naar Cees en die trekt aan het eind € 800,00 af van het totaal. Het maakt dan niet uit wie de dienstverlening uitvoert. Of indien men helemaal geen gebruik maakt van de dienstverlening, ontvangen ze het bedrag na overleg van een overlijdensakte in één keer op de rekening. Ook indien men geen lid is maar wel gebruik wil maken van onze dienstverlening, gaan de nota’s naar Cees en die factureert ze in één keer door aan de familie. De administratiekosten van

€ 75,00 worden gewoon doorberekend dus lid of geen lid, er zijn geen extra kosten.

Deze uitkering wordt goedgekeurd.

Contributieverhoging 2020:

Door minder inning van contributie en stijgende kosten stellen we een contributieverhoging voor van € 2,50 zodat het totaal per jaar € 17,50 wordt. De acceptgiro gebruikers moeten € 1,00 extra aan onkosten betalen, dat wordt in 2020 nu € 2,50 en betalen vanaf 2020 totaal € 20,00 per jaar.

Dat betekent dat de inkoopregeling voor nieuwe leden ook met € 2,50 omhoog gaat per jaar.

De contributieverhoging wordt goedgekeurd.

Huishoudelijk reglement:

Punt 4 inleggeld voor nieuwe leden moet aangevuld met “of overschrijving van een andere vereniging in overleg met de penningmeester”.

Vraag: waarom € 12,50 per jaar en niet € 15,00 per jaar bij inkopen als lid. De contributie is in de loop van de jaren verhoogt dus dit is het meest eerlijk.

Vraag: waarom staat er mei 2019 aan het slot. Dit moet zijn april 2019.

Punt 2. Met dienstverlening voor niet leden moet worden ingestemd, zal worden aangepast in “moet worden gemeld”.

Punt 1. Verzoek tot uitkering moet binnen drie maanden worden gedaan, wordt mee bedoeld, indien er helemaal geen dienstverlening door ons is geweest.

De prijslijst die als bijlage hangt aan het huishoudelijk reglement moet iets worden aangepast volgens …. Als het afleggen gebeurt met twee externe personen zijn de kosten € 150,00.

Het huishoudelijk reglement zal op deze punten worden aangepast en wordt goedgekeurd.

Mededelingen en ingekomen stukken:

Zijn er niet

Bestuursverkiezing:

Renée is aftredend en herkiesbaar en gaat nog een paar jaar door. Wim wil als voorzitter volgend jaar stoppen als de ledenadministratie en de financiën op orde zijn.

Privacy wetgeving:

Deze is inmiddels opgesteld en te vinden op de website van de kerk onder werkgroepen. Er wordt een back up op een USB stick gezet met twee vergrendelingen in bezit van de voorzitter. De penningmeester heeft de gegevens op een beveiligde computer.

… bedankt voor deze vraag vorig jaar.

Beheren gelden:

Er wordt al een hele tijd weinig rente gegeven door de bank. De SNS geeft een iets betere rente maar deze is nog steeds erg laag. De Rabobank raadde ons af om certificaten te kopen ivm het risico. We hebben contact gezocht met …., financieel adviseur. Hij heeft ons aangeraden zo veilig mogelijk te gaan beleggen in hoofdfondsen met goed rendement en daar ons geld een tijdje te laten staan. Advies was om aandelen te kopen met dividend, bijv. Koninklijke Olie, Ahold of Unilever en dan 1/3 van ons kapitaal daarvoor te gebruiken.

Vraag: waarom niet meer dan 1/3 deel inleggen. We zullen niet verder gaan dan de helft van het vermogen.

Vraag: het dividend moet wel meer opbrengen dan de huidige rente. Dat is waar.

Vraag: hoe hebben andere verenigingen dit geregeld, die hebben hier ook mee te maken. Dit gaan we nog uitzoeken.

Voorstel is om ….  nog een keer uit te nodigen om te vragen welke fondsen we het beste kunnen doen. …. zal daarbij aanwezig zijn. Na uitkomst van dit overleg zullen we een besluit nemen.

De aanwezige leden zijn hiermee akkoord.

Toekomst:

Het is verstandig naar de toekomst te kijken, waar staan we over 10, 20 of 30 jaar na nu. We zijn een kleine vereniging en het correct maken van de ledenadministratie is een heidense klus en zal nooit helemaal correct zijn. De incasso’s gaan automatisch, maar mensen verhuizen en krijgen kinderen of de kinderen gaan elders wonen en geven dit niet door. De basis moet wel goed zijn.

Vraag: wat doen wij met een doodgeboren kindje van een lid? Die bieden we ook een dienstverlening aan omdat die onder het lidmaatschap van de ouder valt.

De leden hebben geen adviezen voor ons.

Rondvraag:

Vraag: hoe weet je nou welke overledene er in een kist ligt, komt er een steen bij met naam of hoe werkt dit. De uitvaartverzorgsters hebben een sticker met gegevens van de overledene die ze onzichtbaar op de binnenkant van het deksel plakken. Bij alle graven hoort een nummer en het nummer en de sticker worden gekoppeld, zodat op een plattegrond van een begraafplaats precies te zien is, wie waar ligt.

Bij het crematorium gaat een steen in de kist mee met gegevens.

Vraag: is het niet handig meer mensen te bereiken door de notulen van deze vergadering online te zetten. Dat gaan we doen en halen daarbij de namen weg voor de privacy. Deze notulen zullen op de site van de kerk bijgevoegd worden.

Het is misschien ook wel handig deze link bij de rekeningen te vermelden. Cees gaat dit oppakken.

Voor de rest is het best lastig om wat meer zichtbaar te zijn voor mensen, als ze er zelf geen interesse voor hebben.

Vraag: op de folder staat het faxnummer van …. ipv het telefoonnummer. Dit gaat worden aangepast.

Sluiting:

Wim bedankt iedereen voor de aanwezigheid en sluit de vergadering.